手帳を買ったのに、まったく使わなかったという経験がありますよね。
手帳を使いこなすための第一歩は、まず自分にあったタイプをみつけること。
といっても、手帳は色んなタイプがありどれを選んだらいいの？って、混乱すると思います。
ポケットサイズだったり、A6サイズ、A5サイズ、B5サイズなどのタイプがあります。その中で一番オススメなのがA5サイズ。
A５サイズは万能で使い勝手がいいです。
Contents
なぜ、A５サイズ？
A5サイズの大きさはこれ。
小さすぎず、ちょうどいい大きさ。手に持つと、この人出来る！というイメージあるんですよね。（手帳を使いこなせればの話ですが。。笑）
A5サイズのメリットは２つ。
1.書き込みスペースが十分確保できる。
予定リストを書いたりといった様々な書き方が可能。
このように十分すぎるほど書けるんですよ。
自由に書けるというページもありますし、目標とか書くのもいいですね。
自分の場合は、重要なこと、計画、給料、お小遣いなどを書いています。
自由に書けるからこそ楽しいんですよね。
最初は、目標を書いて習慣していくといいです。
2.A4サイズの書類が挟める。
A4サイズを挟んだ状態で持ち運びも出来るし、無くしにくいというメリットもあります。資料を挟んだ状態で、会議に行くことが多いです。
手帳を使うメリット
手帳は予定を記入するためだけに使うのではありません。どのように仕事を進めるか、どうすれば効率的かを考えるための自己管理ツールでもあるのです。
手帳を使っている人
- 仕事に意欲的に取り組んでいる
- 自己管理がしっかりできていて信頼することが出来る。
手帳を使っていない人
- スケジュールが守れず、信用できない。
- 自己管理がしっかりできていないと思ってしまう。
メリットが４つある。
スケジュール管理
手帳を使う最大の目的は、スケジュール管理。
日々の仕事に追われているのではなく、いかに時間を管理し、自分の思い通りに仕事を進めるかが鍵になる。
ミスを防ぐ
気付いたことや、上手くいかなかったことを手帳にメモして見直す。
そうすることで同じミスを繰り返さないで済み、自分だけのノウハウを蓄積できる。
仕事の効率化
手帳を使う人と使わない人で大きく差が出るのが仕事の効率。
手帳を使うと、どの仕事がどういう状態にあるかを客観的に知ることができる。
プライベートの充実
自分の都合がいいように仕事を管理できれば、おのずと自分の時間は増えてくる。
つまり、仕事もプライベートも同じように充実させることができる。
ざっくり言うと、
いつもどこか余裕がある。
テキパキと正確に仕事をこなす。
納期・スケジュールを守る。
頑張っていても、なかなか仕事が終わらない。
残業が多い、同じようなミスを繰り返す。
納期に遅れることが多い。
手帳を使いこなすためのルール
手帳活用のポイントは３つ。
- 書く。
- 見る。
- 確認。
予定やメモを「書く」ことで記録し、「見る」ことで思い出し、次の予定やアイデアにつなげる「確認」を行うことで誰にでも使いこなすことができます。
書いて終わるとしたら、手帳はただのメモ。
手帳をフルに活用するには３つのポイントをこなせば活用になります。
アポイントや予定が決まったら、すぐ手帳に書き込む癖をつける。
一度かいてしまえば、あとはスケジュール通りに仕事をすすめるだけ。
締切を忘れてしまうなどのケアレスミスを防ぐことができる。
書き込んだ予定やメモは、１日に何度も見返す。
今、自分が何をするべきかをその都度確認することで、仕事をスムーズに進めることができる。
仕事をしていて気づいたことや、反省のメモは自分だけのノウハウ。
これらを見直すことで仕事の質は向上する。
というような３つのポイントを繰り返すと、仕事の質が高まりプライベートの時間を確保しやすくなります。上からの評価もGood!になりやすくなりますよ。
最初は難しいかもしれませんが、繰り返していけば習慣化になります。
いつの間にか手帳活用が出来るようになりますよ。
活用の基本
仕事に追われてあっという間に１年が過ぎていた、誰もがこのような経験をしたことがあると思います。しかし、そのまま2年、３年と過ぎたとき、１０年後のあなたは自分の夢を叶えているでしょうか。
夢を具体的に書く
手帳を購入したら、「マイホームを買う」「海外一周する」など、長期的目標を書く。
１年の目標を立てる。
「貯金１００万貯める」などの家庭の目標から「海外旅行」といったプライベートの目標まで書く。
１ヶ月、１週間に実行することを考える。
年間の目標が決まれば、あとはそれを実行するのみ。
こうなりたい！とイメージを作るためには、プランを立てて実行していかなければなりません。忙しい毎日の中でも、夢や目標を叶えるために活用できるのが手帳です。
仕事の目標だけでなく、資格取得などプライベートの目標も具体的に書き込むだけで、やるべきことが明確になります。
また、実行した内容を見返すことで今の現状確認もできるのです。
手帳スケジュールの記入方法
スケジュール欄の書き込みスペースに限りがあるため、やみくもに書き込んでしまうとすぐに文字で埋まってしまいます。
そうならないためには、色分けをする。
仕事の予定は黒。（打合せなど）
急ぎの用件は赤。（締め切りが迫っているなど）
重要なものは青。（プレゼンなど）
プライベートの用件は緑。（友人と映画）
といったような色分けすると、スケジュールがみやすくなります。
これこそ、一目で内容を把握できてこそスケジュールの意味がある。
限られたスペースを活用する。
１日あたりのスケジュール欄には、限られたスペースしかありません。埋もれてしまわないように簡略化して記入する必要があります。
例）
６月９日１０時から会議の予定が入った。そのような場合は手帳にこう書きます。
キーワードで書く。
10～11
会議
というような簡略して書きます。
どうでしょうか。見やすいと思います。なぜ見やすいのかは、人間の脳心理を使うのです。
人間の脳は、時間の感覚に敏感。予定を記入するときは、まず時間から書くようにすると頭にはいりやすくなります。
【時間+用件】という順番を徹底すると頭の中で予定を整理しやすくなると思いますので、是非お試してみてください。
予定が少ない人はやりたいことを書く。
- 毎日の目標を記入してモチベーションアップ。
- やりたいこと、きになったことをメモしておく。
スケジュール欄に余白が多く、もっと書き込みを充実させたい人は、やりたいことや行きたい場所をキーワードで書きましょう。もっと書きたいと思う気持ちは、自分の行動を変えたいという積極的な気持ちの表れです。
その日に実行できなくても、余裕ができたときに手帳を見返してひとつひとつ実行していけばよいのです。
実践して自分なりのやり方にアレンジしていきましょう。
この当記事のまとめ。
手帳のサイズはA5サイズがオススメ。
手帳を使っている人は信頼できる！自己管理やスケジュールをきちんと守ってくれる。
使いこなすためのルールは３つ！【書く・見る・確認】
夢を実現するために必要不可欠なツール。
色分けして記入しよう。仕事は黒。急ぎの仕事は赤。重要な仕事は青。緑はプライベート
